Genom den neddragna rullgardinen kan man skymta den magnifika utsikten mot Slottet och Domkyrkan. I regiondirektör Johan von Knorrings rum sitter tre personer: Mikael Köhler, hälso- och sjukvårdsdirektör, Maria Rosén, HR-direktör i Region Uppsala, och Johan von Knorring själv.
De tittar på en graf som visar Folkhälsomyndighetens prognos för hur många covid-19-patienter inom Region Uppsala som samtidigt kommer att vara inlagda på sjukhus. Stämmer prognosen kommer som mest över 200 vårdplatser att behöva vikas för covid-patienter.
– Toppen är skrämmande. Det får inte vara rätt, säger Johan von Knorring.
Betyder det att regionen inte klarar en sådan topp?
– Det finns fler växlar att ta till. Vi kan använda krisavtalet, som man har gjort i Stockholm. Men det skulle slita oerhört på personalen, säger han.
Klockan är 09.00 den 21 april och skälet till att den lilla gruppen sitter samlad på Johan von Knorrings kontor är att den särskilda sjukvårdsledningen ska ha ett möte med de fackliga organisationerna. Ett tiotal personer deltar via Teams, en av de vanligaste plattformarna för digitala möten.
De viktigaste mötesdeltagarna är dock Stefan Lindh och Erik Sköldenberg, som just den här dagen utgör staben, de som fattar alla coronarelaterade beslut. De sitter i ett hemligt ledningsrum och är med på länk. Skälet till hemlighetsmakeriet är att sjukvården är en del av totalförsvaret. Ett skärpt säkerhetsläge i världen gör att regionen vill hålla platsen hemlig.
– I hela världen finns det nu närmare två och en halv miljon covid-fall. I Sverige är det 14 700. Som det ser ut lokalt finns det en viss möjlighet att vi har nått en platå. Men det är för tidigt att säga än, inleder Erik Sköldenberg, dagens beslutsfattare i staben, sin presentation av läget.
Den särskilda sjukvårdsledningen har varit i tjänst sedan den 16 mars. Det är när den aktiveras som man säger att regionen går upp i stabsläge.
Organisationen är riggad för att ta hand om stora trafikolyckor och andra plötsliga händelser som kräver stora vårdresurser. Syftet är att de som kan verksamheten, ofta chefsläkare, ska fatta de snabba beslut som behövs. Händer det en stor trafikolycka under jourtid är det chefsläkaren i beredskap som träder in som beslutsfattare.
– I praktiken innebär det att den som har bakjour på kirurgin kan få rollen som sjukhuschef under en helg, säger Mikael Köhler.
Den som för dagen fungerar som beslutsfattare, denna dag Erik Sköldenberg, sitter på den absoluta makten, i det som kan kategoriseras som en form av expertstyre.
– Beslutsfattaren motsvarar regiondirektören i den här situationen, säger Mikael Köhler.
Senaste gången stabsläget aktiverades var i samband med materialkrisen. Då var den i gång knappt två veckor. Nu, när det handlar om coronakrisen, har den särskilda sjukvårdsledningen varit i tjänst i en och en halv månad. Ännu saknas prognos för när det kan ta slut.
Att organisationen är riggad för enstaka händelser ställer många saker på huvudet då den används under lång tid. Regionen har inte på samma sätt som kommunen inrättat en krisledningsnämnd, där politikerna tar befälet över coronahanteringen. När den yttersta makten samlas hos en liten krets innebär det också att staben rundar politikerna.
– Jag vet inte om det är vi som har missat något eller om det beror på att vi är så vana att arbeta med särskilda händelser. Politikerna kommer in när något kostar pengar, säger Mikael Köhler.
Men innebär inte coronakrisen beslut som kostar pengar hela tiden?
– Det har du rätt i. Men de flesta besluten är operativa beslut som måste fattas. Jag håller med om att det kan bli problem när man arbetar i stabsfunktion med ett skeende som pågår, och väntas pågå, under lång tid eftersom de normala beslutsvägarna sätts ur spel.
När jag några dagar senare ringer upp Emilie Orring (M), regionstyrelsens ordförande, säger hon dock att arbetssättet fungerar bra.
– Krisledningsnämnden bör aktiveras först när det verkligen behövs. Vi har dagliga informationsmöten. Och vi har kunnat fatta alla beslut som behövs, säger hon.
Fram till den 27 april har staben fattat 52 beslut om verksamheten. Det handlar om medicinska bedömningar som vilket narkosmedel som ska användas. Men också mer principiella beslut som normalt skulle lämnas till politikerna: att sätta upp tält och baracker utan att invänta bygglov, att lasarettet i Enköping ska stötta Akademiska sjukhuset med vårdplatser och att aktivera klausulen som innebär att privata vårdgivare måste bidra med personal.
Tillbaka till teamsmötet hos Johan von Knorring. Syftet med mötet är att informera de fackliga organisationerna om läget i arbetet med covid-19.
Här väcks en fråga som kommer att leva vidare under veckan: Flera medier har rapporterat om munskydd med så dålig passform att personalen får använda påsklämmor för att de ska sitta rätt.
– Vi har fått in en ny sorts munskydd som används i bland annat USA. Där fäster man dem runt öronen och inte bakom huvudet som vi är vana med. Jag tror att det kan vara ett handhavandefel, säger Mikael Köhler.
Han kommer att få skäl att ta tillbaka sitt uttalande, men mer om det senare.
De fackliga företrädarna lyfter också direktiven för skyddsutrustning. Bronkoskopi är ett sätt att undersöka lungorna där vårdpersonalen kan bli nedspottad, men de får olika direktiv om andningsskydd. Inom folktandvården är det också stor osäkerhet om vad som gäller.
– När det gäller bronkoskopi är jag säker på att det finns riktlinjer om skyddsutrustning. Inom tandvården har vi dålig kunskap om hur förkylningssmittor sprids. Vi måste undersöka det närmare, säger Mikael Köhler.
Sofia Lindström, vice ordförande i Vårdförbundet och en av dem som är med via teams, lyfter vad det innebär för arbetsmiljön.
– Det här skapar mycket oro. Och vem kontrollerar kvaliteten, att munskydden är säkra att använda? frågar hon.
Mikael Köhler svarar att det är en svår fråga.
– Det finns bara ett institut i Sverige som testar kvaliteten. Det tar alldeles för lång tid, upp till tre veckor, och är dyrt, säger han.
Efter mötet frågar jag hur det är möjligt att det fortfarande, två månader in i pandemin, kan råda osäkerhet om skyddsutrustningen.
– Vi kan fatta beslut och skriva dokument. Men det tar väldigt lång tid innan det fastnar överallt. Vi har väldigt många möten, och det handlar om att informera hela vägen, säger Mikael Köhler.
Han säger att kritiken som kommer via medierna och som lyfts på mötena är värdefull.
– Här får vi information om hur det ser ut. Jag skulle säga att i 10 procent av fallen har jag definitivt rätt, i 10 procent har de rätt i sin kritik och i 80 procent finns det utrymme för diskussion, säger Mikael Köhler.
Klockan är 10.00 och det är dags för nästa möte, stabsorienteringen. Det är här alla viktiga beslut fattas.
Mikael Köhler är först osäker på var vi ska sitta, men bestämmer att vi tar hans arbetsrum. Han berättar att han egentligen inte har något eget rum på det aktivitetsbaserade kontoret, men att han under coronakrisen lagt beslag på ett som normalt är bokningsbart för hela avdelningen.
– Här vet jag hur tekniken fungerar, säger han medan han kopplar upp sin surfplatta mot bildskärmen.
Vi får se samma powerpointpresentation av coronaläget som vid förra mötet. Den här gången är det de ansvariga för vårdförvaltningarna samt länsstyrelsen som sitter framför sina skärmar i teams-mötet. En ganska snabb genomgång av läget från var och en följer.
Akademiska sjukhuset larmar om att bårhuset börjar bli fullt på grund av alla uppskjutna begravningar. Nära vård och hälsa påminner om att många vårdcentraler kommer att behöva dra ner kraftigt på verksamheten när de ska bidra med personal till sjukhuset. Folktandvården vill skala upp verksamheten, det är många som går med trasiga lagningar och man undrar om det nu finns tillräckligt med material.
– Vi besvarar den frågan efter mötet, säger Erik Sköldenberg från det hemliga ledningsrummet, innan man går vidare till materialfrågan, en följetong vid dagens möten.
Mikael Köhler säger att det är viktigt att hålla koll på kvaliteten på materialet som kommer in.
– Vi har fått rapporter om att ytdesinfektionsmedel använts som handsprit. Det är ett problem när olika avdelningar själva köper in material. Det som köps in centralt kontrolleras av miljökemister innan det tas i bruk, säger Mikael Köhler.
Liksom med munskydden är även detta en fråga där Mikael Köhler kommer att få ändra sig. Men mer om det också längre fram i den här texten.
På eftermiddagen inleds dagens tredje möte, nu med regionkontorets chefer, med samma powerpointpresentation av covid-läget. Den här gången är (nästan) alla mötesdeltagarna samlade i det stora mötesrummet högst upp i regionens hus, med coronasäkert avstånd runt mötesbordet. Materialfrågan fortsätter att dominera mötet, där i princip samma information upprepas ännu en gång.
– Verksamhetschefer som själva köper in grejer på stan tar på sig ett stort ansvar eftersom det är omöjligt att kontrollera kvaliteten. Jag fick själv en rad mejl nu under lunchen från olika mer eller mindre seriösa aktörer som vill sälja skyddsutrustning till oss. Vi kommer att säga nej till det mesta, säger Mikael Köhler.
Det finns också ljuspunkter att berätta. Bristen på skyddsutrustning är i princip avhjälpt med stora sändningar av bland annat munskydd på väg in.
– Men det betyder inte att materialfrågan är löst. Det är stor brist på både optiflowslangar till respiratorerna och anestesiläkemedel, säger Erik Sköldenberg, som även han nu sitter med i mötesrummet.
För att illustrera svaret på frågan om munskydd och påsclips sätter han på sig ett munskydd.
– Så här ska det sitta bakom öronen. Det sitter bra på mig, säger han och drar lite i det.
Mötet avslutas med en genomgång av svaren på ett antal frågor som kommit från politikerna.
Här blir det närmast parodiskt när deltagarna efter mötet sitter kvar i rummet och väntar på att gå igenom samma frågor en gång till, 15 minuter senare, nu med politikerna som är med via teams. Det är fjärde gången den här dagen som Erik Sköldenberg drar samma powerpointpresentation av covidläget och berättar samma information om munskydd, handsprit, ökad provtagning, trängsel på bårhuset och brist på optiflowslangar.
Efter mötet sitter Erik Sköldenberg och Mikael Köhler och småpratar i soffan utanför mötesrummet. Även här med en strålande utsikt över Uppsalas skyline genom de stora glaspartierna.
Varför samlar ni inte alla personer i samma teamsmöte i stället för att upprepa informationen?
– Det är olika roller. Om politikerna sitter med på besluten blir de också bundna av besluten. I stabsläget ska besluten fattas av drivna personer som är fria från det övriga beslutsfattandet, säger Mikael Köhler.
– För vissa funktioner, som för min roll, blir det inte så effektivt. Men så länge det bara är min tid som slösas har jag inga problem med det, säger Erik Sköldenberg.
– Vi har också ett behov av att hela tiden nöta in budskapet, så att alla har samma bild av läget, säger Mikael Köhler, och fortsätter:
– Det här arbetssättet kan uppfattas som ineffektivt av en konsult. Men det är så här vården fungerar. När många ska samarbeta om att ta hand om en patient är det mycket information som måste uppdateras och föras vidare. Då blir det många möten, säger Mikael Köhler.
Hur var det då med den felaktiga informationen om munskydd och handsprit? Efter att skyddsombuden lagt ett skyddsstopp för användning av handspriten, ska det visa sig att det inte alls handlar om felaktig användning av ytdesinfektionsmedel. Det var bristfällig innehållsdeklaration som gjorde att dålig handsprit slank igenom den centrala kontrollen. Två dagar senare kommer Erik Sköldenberg att fatta ett stabsbeslut om att alla verksamheter måste kvalitetssäkra innehållet i handspriten.
På en pressträff senare i veckan kommer Mikael Köhler också att berätta att man haft problem med leveranserna av bland annat munskydd med dålig passform som inte levt upp till kvalitetskraven.