"Viktigt att sprida bra mejlkultur"
Mejlfria fredagar skapar bara stressiga måndagar. Lös hellre mejlstress genom att ha en god kultur kring e-postanvändning och undvika massutskick. På landstingets IT-avdelning ägnar man flera timmar om dagen åt att mejla men de anställda vill inte vara utan sin e-post.
Epost på landstinget.Mia Pettersson,Benny Eklund och Lotta Gullbrandsson.
Foto: Hans E Ericson
Trots flera timmars mejlande varje dag är exemplet från USA med mejlfria fredagar är inte något hon eller kollegerna, Mia Pettersson och Benny Eklund är intresserade av.
- Det skulle nog tvärtom skapa mer stress än tvärtom, säger Mia Pettersson.
- Om man har en mejlfria fredagar kan man i sådant fall glömma glädjefria måndagar, säger Benny Eklund.
Benny Eklund är landstingets informationssäkerhetschef och har mejlen som sitt viktigaste arbetsredskap. Det händer att han tar med sig datorn in på möten och mejlar samtidigt som han diskuterar med kolleger.
- För mig handlar det om att avhjälpa stress genom att ständigt kolla mejlen. Jag vet att om jag offrar en halvtimme om dagen då jag är ledig så slipper jag komma tillbaka till en överfull inkorg som det tar väldigt lång tid att kolla av, säger han.
Mia Pettersson säger att hon har mellan fem och sju mejl på gång samtidigt.
- Den stora stressfaktorn är ju när man har varit borta en dag och ska komma tillbaka och börja beta av alla mejl i inkorgen. Ibland om man är klar med ett möte kvart i fem är det klart att man funderar på om man ska slå i gång datorn eller inte. Gör man det är det lätt hänt att man blir sittande någon timme och svarar folk som mejlat, säger hon.
Vid Uppsala universitet håller just nu på att utreda hur den interna informationen ska kunna förbättras. Ett sätt att undvika onödiga utskick är att lägga en del av informationen som går ut till de anställda på ett intranät.
- Så länge man mejlar ut information är det lätt hänt att man skickar det till för många, man har en mejllista och skickar kopior för säkerhets skull. Med ett intranät har vi större möjlighet att segmentera informationsflödet, säger Joachim Ekström, informatör Uppsala universitet.
Just felaktigt skickade kopior, massutskick och irrelevanta skämtsamma mejl beskriver kollegorna på landstingets IT-avdelning som typiska irritationsmoment.
- Det finns ingen mirakelmedicin för hur man ska få en god mejlhantering. Det handlar mycket om att sprida en bra kultur, att fundera över hur man själv vill ha det och försöka agera därefter, säger Benny Eklund.
Landstinget har inte format någon officiell policy för hur man ska använda mejlen, däremot säger Benny Eklund att det förekommer en del outtalade riktlinjer.
- Till exempel kan man tänka efter en extra gång vilket humör man är på och kanske lägga mejlet åt sidan över natten. En natt mellan arga mejl brukar göra att bara en tiondel går i väg, säger han.
Så jobbar vi med nyheter