Vägen till ett lyckat projekt

Prefekten Susanne, administratören Sofia, forskaren Agneta och doktoranden Heidi står uppställda som pappdockor i naturlig storlek. De är en ständig påminnelse om användarna av Uppsala universitets blivande gemensamma intranät, Medarbetarportalen. Där ska de kunna få reda på hur tjänsteresor bokas, vem de ska vända sig till om de behöver terminalglasögon och mycket annat.

Intranätet tar form i den charmiga gula professorsvillan i Observatorieparken i Uppsala, med djupa fönsternischer och fiskbensparkett. Antalet projektmedlemmar varierar något, men är ungefär 18. Här sitter större delen av dem och jobbar med systemutveckling, programmering, webbdesign och användarstöd med mera. Kommunikationen underlättas mycket av att de sitter tillsammans.

Vid en planeringstavla på väggen i ett av rummen samlas gruppen varje morgon och går igenom vad som blev klart i går och vad som ska göras i dag.
– Jag tar den här lappen under ”ska göra” och flyttar ner den till ”pågår” och nästa dag kanske jag kan flytta den till ”klar”. Det är nästan banalt men oerhört bra, säger huvudprojektledaren Anna Åhnberg.
– Det är kul och tillfredsställande att jobba i projekt för man får se mycket hända, tillägger Emil Öberg, biträdande projektledare och produktägare.
Det går åt massor av klisterlappar. Oöppnade förpackningar ligger travade på en hylla.

Projektarbeten, avgränsade i tid och målsättning, är ett vanligt arbetssätt inom it. Anna Åhnberg beskriver detta projekt som lite stökigare än vanligt, med ovanligt många medlemmar från flera olika delar av organisationen. I detta kreativa kaos skapas struktur med huvudsakligen tre medel:
- bra mötesformer
- daglig kommunikation
- visualisering med hjälp av skisser på väggen.
Anna Åhnberg har flera års projektledarskap i ryggen och vet vad som krävs för att lyckas. En stor fördel är om hela gruppen är med och definierar målen.
– Alla måste förstå målen och ta till sig dem i hjärtat, säger hon.

Nästa steg är att förstå vad var och en kan göra för att hjälpa till med att uppnå målen. Sedan ska man tillsammans bestämma hur man ska jobba. Ett vanligt bekymmer är att det inte finns tillräckligt mycket tid för arbetet. Oftast ligger projektet parallellt med den ordinarie verksamheten.
– Hur mycket man än vill så funkar det inte om inte tid avsätts för att fokusera på projektet, konstaterar Anna Åhnberg.
Hon ansvarar för budget och planering. Emil Öberg har mer specialistkompetens och leder arbetet med själva webbportalen. Att dela upp projektledarskapet på två personer är en stor fördel, enligt managementkonsulten Andreas Bhagwani som startade projektet och satte ihop den här projektgruppen inledningsvis.
– Det är ovanligt att dela upp projektledarskapet. Man borde göra det oftare. Det är så våldsamt tungt att driva stora projekt, säger Andreas Bhagwani.

Projektarbetet Medarbetarportalen påbörjades så smått kring årsskiftet, men startade på allvar i april. Under de första månadernas förberedelsetid var gruppen ganska tyst. Med tiden har alla lärt känna varandra och nu, när de gått in i produktionsfasen, bubblar det av initiativ. Hela gruppen samlas var tredje vecka för att utvärdera arbetssättet och göra justeringar. Mycket förändras under arbetets gång. Konflikter löser de genom att lägga upp dem på bordet på en gång.
– Denna grupp har i stort sett inga problem med att prata med varandra. De kan lösa problem som måste lösas, säger Emil Öberg.
I december 2012 ska Uppsala universitet ha ett fungerande gemensamt intranät. Då är målet uppfyllt och detta projekt avslutat.