Enligt lagen om offentlig upphandling ska myndigheter bjuda in flera leverantörer vid köp som överskrider 288 000 kronor. Riksrevisionen anser att Uppsala universitet istället har tillämpat direktupphandling i ett flertal fall, ifjol till ett uppskattat värde av 50 miljoner kronor.
Det största bekymret är att universitet saknar en löpande sammanställning av inköp av liknande varor och tjänster, för att kontrollera att det tillåtna beloppet inte överskrids. Konsekvensen blir att Uppsala universitet inte fullt utnyttjar de fördelar som uppstår i en konkurrenssituation, och att vissa inköp kan ha blivit onödigt dyra.
På universitetets upphandlingsenhet är man medvetna om problemen, och menar att förklaringarna är flera.
– Varje år har vi 130 000 fakturor att granska och över 100 upphandlingsprojekt. På enheten är vi tio anställda och det är helt enkelt för få för att hinna med. Belastningen är enorm, säger upphandlingschef Roger Ahlberg.
– Svårigheten ligger i att vi inte kan veta vilka varor och tjänster som ska räknas samman. Avgränsningarna är jättesvåra, till exempel ska man summera ihop alla inköp från samma leverantör. Men om vi handlar på Clas Ohlson, som har en mängd olika varor, blir det helt fel att räkna ihop vitt skilda saker som praxis säger.
Universitetsdirektör Ann Fust förklarar problemen främst med Uppsala universitets storlek och decentraliserade organisation, och informerar om att ett nytt datorsystem för inköpen är på väg.
– Det innebär en stor resursförstärkning, och att rutinerna brustit beror på att upphandlingsenheten saknat redskapet att utföra sitt uppdrag fullt ut. Nu kommer vi att kunna följa våra inköp lättare.
Riksrevisionen framhåller att det inte på något sätt föreligger en konflikt med universitet, enligt ansvarig revisor Margaretha Edman Bojéus. Samtidigt slår hon fast att regelverket är hårt.
– Om två institutioner direktupphandlar från samma leverantör eller köper samma vara vid olika tidpunkter, för ett totalt belopp som överstiger 288 000 kronor, är inte det okej. Men vi har förståelse för att det är svårt för en stor myndighet, säger Margaretha Edman Bojéus.
Ann Fust tror att Uppsala universitet kommer att bli bättre på att följa lagen om offentlig upphandling, men kan inte ge några garantier:
– Vi måste komma ihåg att forskningen på universitetet i många hänseenden har oerhört specifika krav på det man ska använda, och även med det nya systemet kommer vissa avgränsningsproblem att kvarstå.