Tipsen som tämjer din e-post

Hur mycket tid vi lägger ner på vår e-post i genomsnitt går inte att säga. Skillnaderna är så stora mellan individer. En del har blivit påtvingade e-post genom jobbet, ser inga fördelar med den och försöker minimera användningen av den. Andra mer eller mindre bor i sin inkorg.
- Det mest extrema jag träffat på är en som använde e-posten fem timmar om dagen och telefonen två timmar. Men det var en projektledare, vars jobb handlar om att förmedla information, berättar Olle Bälter, docent i människa-datorinteraktion på Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm.

Han har doktorerat på ämnet e-postkommunikation. I sin forskning har han bland annat tittat på vilka problem vi stöter på när vi använder e-post, och vilka lösningar vi finner.
För att inte drunkna i sin e-post ska man först och främst se till att inte störas av skräppost, så kallad spam, råder Olle Bälter. Då krävs effektiva spamfilter. Sedan ska man ta bort "plinget". Om det plingar till för varje nytt e-brev avbryts tankarna. Det är ett stort problem, eftersom varje sådant avbrott stjäl allt från 30 sekunder till tre minuter. Så lång tid tar det att komma in i det man höll på med innan avbrottet. En timme per arbetsdag försvinner då lätt på ett improduktivt sätt, vilket skapar stress. Man ska inte ens hämta e-post ofta, tycker Olle Bälter.
- Man kan ha ett vettigt schema, börja dagen med att kolla e-posten, sedan i samband med lunch och innan man går hem. Det är en avvägning hur ofta man ska låta sig störas, säger han.
En del får så mycket e-post att det är orimligt att hinna läsa allt. Ju högre upp i en chefshierarki, desto mer post. För varje befordran dubblas antalet inkomna brev. Det man brukar göra då, är att snabbt gå igenom inkorgen och försöka se vilka brev man behöver lägga tid på.

För att få upptagna människor att läsa ett e-brev har Olle Bälter några knep: skriv hela brevet i ämnesraden; begär ett svar i form av ja, nej eller ett klockslag; skriv kort och tydligt.
Riktig fart fick e-postandet i Sverige 1994 efter att Carl Bildt skickat ett e-brev till USA:s dåvarande president Bill Clinton. Det slogs upp stort i media och sedan gick det fort. Att skicka e-post blev den stora grejen. Två huvudsakliga konsekvenser är att fler kan arbeta på distans och att vi kommunicerar mer nu, framför allt med grupper av personer genom gruppmejl.
Den väsentliga fördelen med e-post är att man kan skicka och läsa brev när man har tid. Till nackdelarna hör att folk ställer krav på att man ständigt ska vara tillgänglig. Många läser jobbpost även när de är lediga.
- Man måste lära sig att sätta gränser, säger Olle Bälter.
Själv försöker han följa sina egna råd.
- Jag läser e-posten i pauser mellan annat, har en begränsad uppsättning mappar, försöker skriva kort men tydligt. Och endast undantagsvis hanterar jag e-post efter arbetstid.

Tipsen som tämjer din e-post

För ungefär 35 år sedan, 1971, började folk skicka brev mellan datorer, framför allt inom universitetsvärlden. Nu är e-posten så självklar att vi inte klarar oss utan den. Men det gäller att kunna sätta gränser för att inte uppslukas av sin e-post.