Det är den ideella arbetsmiljöorganisationen Prevent, som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK, som nu lanserar ett kostnadsfritt webbverktyg åt företag och organisationer som ska utveckla eller köpa in nya IT-lösningar.
Bengt Sandblad, professor emeritus vid institutionen för informationsteknologi på Uppsala universitet, är en av de forskare som tagit fram verktyget.
– Vi som har jobbat med de här frågorna i många år är lite frustrerade. De senaste undersökningarna visar nämligen att problemen med krånglande IT-system tenderar att öka och detta helt i onödan! säger Bengt Sandblad.
Den digitala utvecklingen har förändrat arbetslivet och nyttan är oerhört stor, men den borde vara ännu större utifrån de förutsättningar och kunskaper som finns i dag, enligt Bengt Sandblad.
Fredrik Beskow, projektledare på Prevent, hoppas att fler arbetsgivare nu ska kunna ta del av denna kunskap.
Vad är vanligaste felet när man köper nytt IT-system?
– Ofta tänker man inte på helheten utan köper upp system för system som inte fungerar bra ihop. När en upphandling inte går bra då har man ofta inte frågat användarna tillräckligt tidigt i processen, för att kunna ta hänsyn till arbetssätt och arbetsmiljön, eller inte frågat alls, säger Fredrik Beskow.
Att det mesta lämnas över åt IT-teknikerna är vanligt enligt forskarna. Problemet är att experterna är kunniga på tekniken, men att de ofta inte har detaljkunskaper om arbetet som ska utföras med hjälp av verktyget.
– Ska man generalisera så vet oftast inte unga it-tekniker så mycket om hur man exempelvis arbetar inom vården . Därför är det viktigt att få med användarna i utvecklingen av IT-systemen, säger Bengt Sandblad.
När det är många olika typer av inloggningar att komma ihåg eller när det inte går att på ett smidigt sätt föra över information från ett system till ett annat, tar arbetet mer tid än nödvändigt. För många olika steg för att utföra en arbetsuppgift, flera menyval och onödiga klick är också vanligt.
– IT-systemen kan på så sätt orsaka onödiga kognitiva belastningar på våra hjärnor, säger Bengt Sandblad.
Han menar att all digitalisering är att likställa med verksamhetsutveckling och att det måste ske på ett genomtänkt sätt. Där har arbetsgivaren ett stort arbetsmiljöansvar enligt lagen, enligt Bengt Sandblad som tycker det är viktigt att arbetsgivarna ser till att det tas fram tydliga krav på hur IT-systemen ska fungera och vilka målen är för förändringsarbetet.
– Annars kan IT-avdelningarna leva sitt eget liv. Och om man som arbetsgivare inte ställer krav på mer än det tekniska, är det risk att själva arbetet blir en restprodukt.
Hur menar du?
– Om du exempelvis ska boka en biljett, men har ett system som inte är enkelt att använda kan det fordra hela din kognitiva kapacitet att hantera verktyget, istället för att koncentrationen går till arbetsuppgiften. Detta leder i sin tur till att risken för att göra fel är större och man blir irriterad och stressad, säger Bengt Sandblad.
Kognitiv IT-stress kan också uppkomma om man exempelvis hela tiden blir störd i sina tankegångar och måste hålla flera processer i hjärnans arbetsminne samtidigt. Att utföra arbetsmoment som inte känns meningsfulla, som att skriva av information på papper för att den inte går att kopiera från ett system till ett annat, kan också skapa stress.
– När man gör arbetsmiljöronder så hamnar fokus oftast på fysisk miljö som buller, ventilation, belysning och arbetsställning. Därför har några fackförbund även tagit fram en skyddsrond för IT-frågor, säger Bengt Sandblad.
Det finns inskrivet i arbetsmiljölagen att IT-system som orsakar arbetsmiljöproblem ska åtgärdas. IT ska stödja verksamheten och inte bli en belastning, enligt denna paragraf. Ändå har frågorna inte förrän nu fått någon större uppmärksamhet från Arbetsmiljöverkets sida.
Tanken med det nya verktyg som Prevent tagit fram är att ge både användare, ledning och leverantörer stöd.
– Ibland kan även leverantören vinna på att våga säga ifrån. Exempelvis om kunden vill välja bort en viktig funktion för att spara tid och pengar, en funktion som behövs för att systemet ska fungera. Det är ett kortsiktigt sätt att tänka som får konsekvenser på verksamheten längre fram, säger Fredrik Beskow.