– Om du tar med en pensionär till hans gamla jobb kommer han inte känna igen en enda arbetsuppgift. Allt är nytt. Förutom mötena. Det är samma trista konferensrum och sega monologer.
Det säger Micke Darmell. Han kallar sig mötesevangelist, men började egentligen yrkeskarriären som sjuksköterska. Han häpnade många gånger av hur träiga och energisugande mötena var inom sjukvården – och upptäckte snart att det ser likadant ut i andra branscher också. Hans mötesfilosofi utgår från ett av Mahatma Gandhis ordspråk: ”Det vi gör varje dag är det som gör skillnad”.
– Och vad är det då vi gör, frågar han och svarar direkt sig själv:
– Jo, vi sitter i en jäkla massa möten. 25 procent av vår arbetstid går till det. När det gäller de andra tre fjärdedelarna sker en ständig utveckling men med mötena händer ingenting.
Johnny Berg, arkitekt och uppdragsansvarig på Tema arkitekter i Uppsala, tittar i sin kalender.
– I morgon är det avdelningsmöte. Tisdag, då är det bland annat ett projektmöte. Torsdag flera möten… ett nytt projektmöte och så ett informationsmöte.
En vanlig arbetsdag går han på tre möten. Det kan vara allt från informella interna möten till stora projekteringsmöten, säljmöten eller kreativa idémöten.
– De flesta är faktiskt rätt nödvändiga. Träffas man blir det mer konkret och risken att man missar frågor är mindre, säger han och ler snabbt.
– Men ibland kan det bli lite för många möten, särskilt om man arbetar med stora uppdrag.
Han har just varit på Uppsala vatten för att diskutera ett kommande projekt. Efter en kaffe är det dags för nästa möte. Denna gång på kontoret med arkitekten Marina Norrman och byggnadsingenjörerna Stina Örnberg och Michel Renstål.
De samlas i ett rum med ett vitt avlångt bord, en gräsgrön matta och spirande vårbjörkar på väggen. Ritningar över den sista etappen av Industristaden i Kungsängen vecklas ut. Alla lutar sig över dem, pekar och diskuterar. Tema arkitekter har arbetat med bostadsområdet i tio år, men nu är det inne på sluttampen. Våren 2012 ska alla de 350 lägenheterna vara klara. Syftet med dagens möte är att göra en uppföljning av frågorna som kom upp under det senaste projekteringsmötet med uppdragsgivaren Skanska. Johnny Berg leder mötet.
– Det viktigaste är att ha en struktur på mötet så det blir effektivt. Och så måste man kunna bryta om någon svävar ut för mycket utan att vara bufflig, säger han och funderar några sekunder innan han tillägger:
– Stämningen är också viktig. För att få en bra stämning krävs det att den som leder mötet har fingertoppskänsla och förståelse för deltagarnas olika roller.
Micke Darmell ser fyra anledningar till de stelbenta mötesformerna. Ingen kultur för ständiga förbättringar, kompetensbrist, att ingen i ledningsgruppen tar tag i frågan och att ingen leder utvecklingen.
– Det finns helt enkelt inget Apple inom mötesindustrin, säger han.
Ett möte som ger energi är ett bra möte enligt Micke Darmell. Men vad krävs för att lyckas med det? I grunden handlar det om att ledningen på företaget har en mötespolicy med bestämda regler och att alla på mötet är delaktiga.
– Otroligt ofta är möten en one mans show. Då minns man sällan något. Delaktighet är viktigt för att komma ihåg.
Att alla deltagare kommer i tid, har telefonerna avstängda, inte mejlar under mötet, lyssnar på varandra och att mötesledaren har ett mål med mötet låter kanske självklart – men är det sällan i praktiken.
– Det finns undersökningar som visar att om du mejlar under ett möte har du samma koncentrationsförmåga som om du är kraftigt haschpåverkad.
En spännande och inspirerande fysisk miljö är också viktig. Ta bort bordet i konferensrummet eller vänd stolarna åt ett annat håll.
– Gör vad som helst bara det är något nytt. Det är precis som i privatlivet. Det som blir slentrian blir tråkigt, säger Micke Darmell.
Ett annat av hans tips är att överraska. Kanske med en snutt musik i början och slutet av ett möte eller en rolig övning som får igång den högra, kreativa hjärnhalva.
– I dag fattas de allra flesta besluten med en halv hjärna.