Miljökontorets arkivverksamhet brister
Miljökontoret i Uppsala får stark kritik av Stadsarkivet vid Uppsala kommun. Stadsarkivet har genomfört en inspektion på miljökontoret och konstaterat att arkivverksamheten inte uppfyller gällande lagstiftning. Handlingar är svåra att söka och det är oklart om handlingar är original eller kopior.
I samband med kommunens omorganisation 2003 skulle alla nämnder leverera handlingar fram till 1997 till Stadsarkivet. Det har miljökontoret inte gjort.
Handlingar upprättade under tiden 1998-2002 ska hållas åtskilda från den nya organisationen.
Detta har heller inte skett.
Dåligt dokumenterat
Ungefär var femte år ska Stadsarkivet ha in handlingar från kommunens nämnder. Men några handlingar från miljökontoret har inte levererats till Stadsarkivet. Den senaste leveransen ägde rum för drygt 20 år sedan - 1983.
Enligt Stadsarkivet finns stora brister när det gäller rutiner för arkivläggning och avställningar av handlingar, gallring, arkivförteckning och förvaring. Söksystemet för äldre handlingar är dessutom dåligt dokumenterade.
Miljökontoret förvarar i stor utsträckning arkivhandlingarna i kontorsrummen hos handläggarna. Enligt Stadsarkivet finns risk för att handlingar inte kan återfinnas och därmed inte kan tillhandahållas enligt gällande lagstiftning.
I ett kontorsförråd förvaras en del handlingar, men det är oklart om det rör sig om original eller kopior.
Ska rätta till problemet
Miljökontoret har nu tagit fram en handlingsplan för att komma till rätta med problemet. Planen omfattar såväl utbildning som förslag till prioriteringar. Stadsarkivet kommer i november att genomföra en utbildning av personalen vid miljökontoret. På programpunkterna står bland annat arkivregler, diarieföring, sekretess och e-post.
Så jobbar vi med nyheter