Mejl - en stressfaktor

När kollade du mejlen senast? Antagligen alldeles nyss. E-post är ett av våra vanligaste kommunikationsmedel på arbetsplatsen. I stället för att promenera över till skrivbordsgrannen skickar vi ett mejl. Om både stort och smått.
- Många använder mejlen reflexmässigt utan att tänka efter. Det sättet du använder mejlen påverkar människor, säger Eva Sjöqvist, forskare vid högskolan på Gotland, som i sin doktorsavhandling undersökt e-postens nackdelar som arbetsredskap.

Hon pratar om ett kommunikationsöverflöd och ett förväntansöverflöd. Kommunikationsöverflödet skapas av för många mejl med för mycket eller onödig information som in sin tur skapar förväntningar på att vi ska svara snabbt och alltid vara tillgängliga.
- Att kolla mejlen, svara på den och sedan ställa om till de du gjorde innan tar tid och det kostar i längden företag massa pengar, säger Eva Sjöqvist.

I sin avhandling har hon sammanställt vanliga anledningar till varför man uppfattar e-post som stressande. Inkommande e-post ger avbrott i arbetet och gör den effektiva tiden splittrad, tanken på en överfull inkorg gör att vi kollar mejlen även på fritiden, förväntningar på sändaren vill ha ett snabbt svar och förväntningar på att man hela tiden ska vara uppdaterad är några av de vanligaste orsakerna hon hittat.
- Den första frågan en organisation eller ett företag bör ställa sig är om och på vilket sätt det här ett problem. 85 procent av mejlen är interna, det kan ofta gå att överföra den informationen till ett intranät i stället, säger Eva Sjöqvist.

Som ett exempel nämner hon Volvo Personvagnar som genom en undersökning insåg att en stor tidstjuv var just mejlandet. Genom att satsa 37 miljoner kronor på utbildning av sina tjänstemän räknar de med att ha fått en produktivitetsökning på 2,5 procent, något som i reda pengar motsvarar 3,6 miljoner kronor i veckan.
I USA har flera företag tagit det ett steg längre och infört mejlfria fredagar då de anställda uppmuntras till att varken läsa inkommande brev eller skicka några.
- Många företag kan nog tjäna på att tänka över vilket sätt man använder mejlen, säger Eva Sjöqvist.

Sedan 1993 har Olle Bälter på Kungliga Tekniska högskolan i Stockholm forskat på e-post. Han menar att det är vår nyfikenhet som sociala varelser som gör att vi tenderar att ta med oss e-posten hem och ständigt kollar av den under en arbetsdag.
- Det är ju också ett sätt att bli bekräftad. Det enda som är värre än att få för många mejl är att inte få några alls. Man känner sig nyttig om många vänder sig till en med frågor kring arbetet, säger han.

Han ger rådet att försöka begränsa mejlandet. Att kolla den ett par gånger per dag och då i stället ägna längre tid åt den kan vara mer effektivt än att läsa och svara direkt.
- Det räcker med att gå in i inboxen en gång på morgonen, kring lunch och på eftermiddagen. Om du kollar av den hela tiden får du ständiga avbrott som det tar mellan 30 sekunder och tre minuter att ställa tillbaka tankarna till uppgiften man håll på med, säger han.

Det stora flödet av e-postmeddelanden har också skapat svårigheter för sändaren att fånga mottagarens uppmärksamhet. Det är lätt hänt att ett mejl drunknar i en överfull inkorg. Olle Bälter tipsar om att försöka formulera mejlet på ett enkelt sätt.
- E-post överutnyttjas och man tänker för sällan på mottagaren. Skriv hela frågan i ämnesraden, formulera det så att det blir enkelt att svara, säger han.

Mejl - en stressfaktor

I dag är mejlandet ett oumbärligt verktyg för de flesta företag. Men e-posten ger också upphov till ständiga avbrott i koncentrationen och skapar stress. I USA har flera företag infört mejlfria dagar för att öka effektiviteten.