Kommunen bryter mot lagen om e-post
Uppsala kommun efterlever fortfarande inte offentlighetsprincipen fullt ut i sin hantering av inkommen e-post. Det visar en revisionsrapport. Få medarbetare känner till den handbok som finns för hur e-posten ska hanteras.
Granskningen är en uppföljning av en liknande granskning som gjordes för fyra år sedan. Och resultatet visar att det i dag, liksom då, finns kommunanställda som inte vet hur e-post ska hanteras i förhållande till offentlighetsprincipen.
Men Uppsalas kommundirektör Kenneth Holmstedt tycker ändå att fler anställda i dag känner till att också e-posten kan innehålla allmänna handlingar:
- Vi är inte dåliga på att hantera e-post. Men de senaste åren har mejlflödet ökat ofantligt, vilket gör att bedömningen blir svårare. Förr när vi fick ett brev öppnades det och diariefördes. Men allt som kommer med e-post är ju inte allmän handling, säger han.
Till skillnad från för fyra år sedan har Uppsala kommun i dag en handbok för hur allmänna handlingar ska hanteras. Men intervjuer som gjorts med slumpvis utvalda kommunanställda visar att de i de flesta fall inte känner till handboken.
De flesta upplever heller inte att deras chefer informerat dem om hur de ska hantera handlingar som kommer med e-post. E-posten lämnas därför inte till registrering i kommunens diarium.
Faktum är att flera av de intervjuade inte ens visste vem som var ansvarig för diariet på deras arbetsplats. Något som fått kommunens revisorer att dra slutsatsen att det finns e-post som är allmänna handlingar, men som inte är diarieförda och alltså inte tillgängliga för allmänheten.
- Det är märkligt att det finns medarbetare som inte vet vem som har hand om diariet på deras arbetsplats, det borde cheferna ha upplyst om. Men om man som medarbetare inte vet så tycker jag att man ska ta reda på det. Det finns ett egenansvar också, säger Kenneth Holmstedt.
Enligt revisionsrapporten krävs nu kraftfulla insatser för att höja kunskaperna om hur e-post ska hanteras i förhållande till offentlighetsprincipen. Revisorerna föreslår också att en kortare manual ska tas fram till medarbetarna, utifrån den handbok som redan finns. Det är en bra idé tycker Kenneth Holmstedt:
- För många sitter det i ryggmärgen vad som är allmän handling och vad som ska diarieföras. Men just när det gäller e-post är det inte alltid så enkelt. Jag tror att det är bra att göra en lathund för att påminna medarbetarna om rutinerna, säger han.
Så jobbar vi med nyheter