Gör mötet effektivt

Det är möte. Någon står och informerar och trycker fram power point-bilder på löpande band. De som lyssnar har svårt att ta in allt och när de sedan vill ställa frågor är det dags att sluta.
- Det är egentligen inte ett möte, sådant kan man ordna på internet, säger Erik Mattsson.
Han är vd i Ordrum AB och föreläsare och utbildare i kommunikation, uppväxt i Uppsala och bosatt i Göteborg.
Om möten är tråkiga och ineffektiva är det alltid mötesledarens fel, hävdar han.

När vi får kontakt på telefon är han just på väg in i mässhallen i Göteborg där han och Anna Jöborn ska presentera sina nyutgivna möteskokböcker. Anna Jöborn arbetar på Svenska miljöinstitutet som forskningsledare.
Möteskokboken är som en receptsamling och inget man sträckläser. Första delen innehåller 30 grundmetoder för att skapa effektiva möten. Andra delen går ett steg längre med komplexare metoder för mer avancerade syften. Mycket är "löjligt enkelt" enligt Erik Mattsson.

Författarna vänder sig till mötesledaren, moderatorn - ofta en mellanchef eller en ledare som håller i vardagliga möten med små arbetsgrupper. Ett vanligt problem med interna mötesledare är att de ibland tar mycket plats själva som chefer.
- Allt handlar egentligen om att göra mötesdeltagarna delaktiga och skapa synergieffekter. De ska glänsa, inte du som är moderator, säger Erik Mattsson.

Men drar inte möten ut i det oändliga om alla ska komma till tals? Nej, hävdar han. Om mötesledaren har kontrollen kan mötet ändå sluta i tid.
Förhållningssättet kan summeras i förkortningen "simma". Det står för synliggöra, involvera, motivera, moderera (leda) och acceptera. Det sista, acceptera, handlar om att vara beredd att haka på ifall mötet drar i väg i en annan, men konstruktiv riktning.

Ett bra möte är också väl förberett.
- A och O är naturligtvis att veta så mycket som möjligt om deltagarna, vilka de är. Och att ha en tydlig agenda: vad ska vi åstadkomma i dag?, säger Erik Mattsson.
Pinsamt ofta har mötesledaren inte mejslat ut en huvudlinje, tycker han.
- Dilemmat i vår tid är att vi är så stressade och bara drar ihop folk till ett möte och så blir kvaliteten därefter. Om man lägger mer tid på att planera sparar man tid i slutändan. Det lönar sig snabbt, jättemycket.

Det gäller även att kalla rätt personer. Ofta går inbjudan ut för brett, så att en del mötesdeltagare bara är fysiskt närvarande. Flera olika, kortare möten med dem som verkligen är berörda är att föredra.
- Det är också en fin konst att skapa en positiv stämning där alla känner sig så trygga att de vågar tala, säger Erik Mattsson.

För att få med de som är blyga kan man annars alltid ta till "dialogväggen". Då får deltagarna skriva sina reflexioner på lappar som sätts upp på väggen.
Bokidén föddes hemma vid köksbordet - de båda författarna är gifta med varandra. Länge och förgäves hade de letat efter någon riktigt bra bok med många olika mötesmetoder samlade. I brist därpå tog de fasta på metoder lite här och där och gjorde om dem för att de skulle passa deras egna behov. Till slut hade de flera pärmar med samlade favoritmetoder och insåg att det räckte till en hel bok, som i slutändan blev två.

Gör mötet effektivt

Om möten är tråkiga och ineffektiva är det alltid mötesledarens fel, hävdar Erik Mattsson som föreläsar och utbildar i kommunikation.