När det nya personalhanteringssystemet Heroma infördes på Akademiska sjukhuset har administrationen ökat kraftigt. Problemet är att systemet inte klarar att hantera scheman och arbetstider på de dygnet runt-bemannade avdelningar som har ett poängsystem där den totala arbetstiden påverkas av mängden obekväm arbetstid.
Elva avdelningschefer har nu skrivit till regionkontoret med krav på åtgärder. Anna Allenbrant, avdelningschef på centralintensiven, är en av dem.
– Det här systemet är nog jättebra på arbetsplatser där man jobbar kontorstid måndag till fredag. Men på sjukhuset ser det inte ut så. Vi har fått avsätta två heltidstjänster bara till detta, säger Anna Allenbrant.
Det har blivit fel vid utbetalningar av övertidsersättning samt när personal har varit utlokaliserad på andra avdelningar. Anna Allenbratt säger att man just nu befinner sig i en fas när grundschemat för både våren, sommaren och hösten ska läggas, samtidigt som man inte kan lita på att det blir rätt.
– Just nu har vi ingen koll på om det blir rätt där både övertid och poäng i systemet kan bokföras fel. I vissa fall får personalen inte poängen för den tid de jobbat. I andra fall får de både poäng och övertid. Det förekommer också att fel lön utbetalas till personalen, säger Anna Allenbratt.
Det händer att det blir fel i rotationen mellan avdelningar, och personal kan av systemet räknas in på flera avdelningar, vilket skapar bemanningsluckor.
Viktor Ekström, avdelningschef på akutmottagningen, säger att det visat sig att det saknas personal när arbetspasset börjar för att de är på en annan del av sjukhuset.
– Vi måste jobba vid sidan av på papper. Vi har tre bemanningsassistenter som bara jobbar med det här, säger han.
Maria Rosén, HR-direktör på Region Uppsala, säger att man tar problemen på stort allvar.
– Det är jättetråkigt jag beklagar att de har fått de här problemen. Tyvärr har vi påverkats av pandemin och har inte kunnat ha utbildningen på plats. Det vi gör nu är att förstärka den delen. Vi tittar också tillsammans med leverantören för att systemet bättre ska möta de behov som finns, säger hon.
Varför har ni inte gjort detta innan det infördes?
– Under hela införandeprocessen har det gjorts stöd- och supportinsatser. Men det har inte räckt till. Jag räknar med att det kommer att vara löst under de kommande veckorna, säger Maria Rosén.