När Lena Åberg Frisk tillträdde som vd för UKK, Uppsala konsert och kongress, i augusti 2015 beslutade hon sig omgående för att direktupphandla en konsult för organisations- och ledarutveckling.
Två av tre utvalda företag lämnade in en offert för uppdraget som skulle löpa oktober–december 2015. Ett tredje företag avböjde att medverka eftersom de inte ansåg sig uppfylla alla krav som ställdes i upphandlingsunderlaget.
Den vinnande leverantören, Anders Sjöstedt, lämnade ett anbud värt 100 000 kronor. I slutet av 2015 utvidgades uppdraget och totalt betalade UKK 250 000 kronor för tjänsterna.
Trots att det inledande jobbet skulle handla om förberedande utvecklingsarbete fortsatte konsulten på löpande räkning under 2016. I januari i år kom fakturan: 710 000 kronor slutade notan på.
Det stora beloppet innebar att gränsen för vad som är tillåtet att direktupphandla spräcktes med råge.
Lena Åberg Frisk har även en privat vänskapsrelation med Anders Sjöstedt. De lärde känna varandra för över 20 år sedan via jobbet och tillhörde då samma kompisgäng.
Lena Åberg Frisk säger i dag att hon var omedveten om att hon då gjorde fel.
– Jag gjorde upphandlingen direkt när jag började eftersom jag insåg att jag behövde hjälp. Det hade varit en stridig period innan och internt var det en väldigt sårig organisation. Sedan gjorde jag ett misstag, jag trodde att jag gjorde rätt men borde ha tagit reda på vad som gällde.
Var tanken från början att uppdraget skulle vara löpande?
– Nej, jag var helt ny och delvis lite chockad över behovet av snabba åtgärder. Jag hade ingen aning om hur mycket stöd eller vilken hjälp jag behövde. Nu gjorde Anders det jobb han skulle göra mycket snabbare än planerat och när vi väl hade kommit i gång så ville jag gärna fortsätta. Redan innan december var slut så ville jag ge honom ytterligare uppdrag.
Förstod du hur mycket pengar det skulle kunna bli i slutändan?
– Jag förstod det ungefär. Jag borde ha tänkt till och funderat över om vi skulle passera upphandlingsgränsen. Det var där det brast. Det var det som var mitt misstag.
Enligt Lena Åberg Frisk har hon och Anders Sjöstedt börjat umgås ”ganska intensivt” efter att han vann direktupphandlingen.
– Jag förstår i efterhand att man kan reagera. Därför har jag heller inte försökt dölja det, inte för någon, det är bara att gå in på min Facebooksida så ser man att vi är vänner. Den här branschen är så liten att jag känner de flesta och de flesta av mina vänner har jag lärt känna genom arbetet.
Påverkade din och Anders Sjöstedts privata relation valet av honom inför direktupphandlingen?
– Jag frågade honom om tips på vilka jag borde vända mig till. Då ville han själv lämna ett anbud och jag blev väldigt glad över det. Jag vet ingen i Sverige som har samma kompetens, han är otroligt rutinerad och jobbar med stora internationella företag. Jag hade inte vågat närma mig honom om jag inte hade känt honom. Då hade jag googlat, som jag gjorde med de andra då, efter vilka som verkade hålla på med liknande saker.
De tjänster som Anders Sjöstedt utförde under 2016 handlade om coachning och utbildning av vd, ledning och den övriga organisationen. Under förra året startade han även en intern förändringsgrupp och enligt Lena Åberg Frisk är tanken att UKK ska bli en självlärande organisation som inte ska vara beroende av externa konsulter.
– Det är därför vi inte har anlitat honom i år, för att se hur långt vi kommit och vilka processer som är igångsatta. Däremot kommer jag vilja fortsätta att ta in en konsult för förändringsarbetet under 2018, 2019 och 2020. Det här fyller en så pass viktig funktion för alla medarbetare. Det är helt fantastiskt, nu tycker alla att förändring är något naturligt och nödvändigt i en sund organisation.
UKK har nu begärt stöd från kommunens interna upphandlingsenhet för att köpa in det fortsatta förändringsarbetet.
Uppdraget uppskattas vara värt 1,5 miljoner kronor sett över en treårsperiod.
Det kan tyckas handla om mycket pengar som ni redan har betalat. Är det så?
– Det kan jag inte riktigt svara på, jag vet inte hur det ser ut hos andra. Tidigare tog UKK in konsulter årligen till kickoffer och andra event som handlade om utveckling av lednings- och chefsgruppen, säger Lena Åberg Frisk och fortsätter:
– Tack vare arbetet som Anders gjort har jag hållit i kickofferna på egen hand och vi har även sparat in på andra konsulttimmar. Det hade blivit betydande summor som jag tror ligger i nivå med det vi har betalat honom. Sett till det tycker jag att det är billigt.