57 miljoner på nytt lönesystem – som inte blir av

För fem år sedan började det arbete som skulle leda till att kommunen skrev på ett mångmiljonavtal med ett företag som levererar lönesystem. Man sökte en mer modern HR-lösning – ett heltäckande system som inte bara skulle hantera de kommunanställdas scheman och löner, utan samtliga HR-processer. Flera företag erbjöds att lämna anbud, och ett avtal slöts till slut med företaget HRM Software, under hösten 2019. 

"På sikt kommer cirka 14 500 medarbetare inom Uppsala kommun att få sin lön via HRM. Men innan systembytet är i mål ligger en spännande resa framför de två parterna", går att läsa i en artikel på företagets hemsida från mars 2021. 

Nu har resan fått ett abrupt slut.

Sedan avtalet skrevs på 2019 så har arbetet pågått med att införa systemet. Konsultkostnader för över 34 miljoner kronor har tillkommit, utöver hyrpriskostnaderna på 22,5 miljoner kronor.

Totalt har drygt 57 miljoner lagts på projektet sedan arbetet började 2018, men fortfarande har det nya systemet inte tagits i bruk för kommunens anställda – och det kommer det inte att göra heller. Uppsala kommun har nu sagt upp avtalet i förtid.

Kommunens IT-chef Thomas Ekvall vill inte gå in på vad det är som gjort att man tagit beslutet. Men han anser att det är ett misslyckande.

– Det är aldrig roligt att behöva säga upp ett avtal, det känns inte riktigt bra.

Men hur kan det bli så, efter att ha lagt så stort arbete och så mycket pengar på att upphandla?

– Jag går inte in på de detaljerna med hänsyn till att vi måste ha en dialog med leverantören först. Vi får återkomma till vad det är för saker som påverkat att hamnat där vi har gjort. 

Och nu påbörjas en ny upphandlingsprocess för att hitta en ny leverantör. Enligt Thomas Ekvall kommer utvecklingskostnaderna dock inte bli lika stora den här gången.

– Vi bedömer att mycket arbete har gjorts, som gör att vi kommer komma fram till en lösning på ett mycket enklare sätt. Vi har lyst igenom alla våra HR-processer och det har faktiskt gett ett stort värde. 

Uppsala kommuns IT-chef Thomas Ekvall.

Foto: Axel Hilleskog

Uppsala kommuns upphandlingschef Helena Sköld Lövgren säger att bakgrunden till beslutet är att man inte kommit dit man vill med det nya systemet.

– Det är för mycket kvar, som inte är helt framtaget och spikat. 

Hon fortsätter:

– Det ska vara en bra affär för alla parter, det är främst därför man kliver ur ett sånt här avtal i förtid. Det är inte bra för skattepengarna att vara kvar. 

Ni tror att det är bättre för skattepengarna att byta? 

– Ja, det får vi verkligen hoppas, att vi har lärt oss efter den här erfarenheten och upphandlar lite annorlunda. 

Hon berättar att kommunen i det här fallet har använt en upphandlingsform som man inte använder sig av särskilt ofta – en partnerskapsupphandling, där man fört en dialog med leverantören och kommit fram till saker tillsammans.

– Den typen av upphandling passar jättebra ibland men inte alltid. Här kanske man skulle behövt kommit lite längre i processen innan upphandlingen. Men jag kan inte svara på var den största missen skett, om det varit i förarbetet eller upphandlingsprocessen. 

Hur allvarligt är det här?  

– Det är klart att det inte är bra. Det är inte på det här sättet vi ska nyttja skattemedel.

Vad blir konsekvenserna av att så här mycket pengar kastas bort? 

– Det blir mindre medel att göra andra saker för, det blir verksamheterna som drabbas och får prioritera om. Men jag har inte kunskap om vilka verksamheter som drabbas.