Mötesdeltagarna transporteras i gemensamma elbussar mellan flygplatsen och Scandinavian XPO. ”Det är det som är unikt med den här platsen, att det är så nära till Arlanda. Därför har inga polisavstängningar behövt göras på motorvägen eller i Stockholm och kostnaderna för skattebetalarna har på så sätt blivit lägre”, säger Anna Bauer.
Anna Bauer möter upp i loungeytorna mellan Scandinavian XPO:s mässhallar och Quality hotell. Under Sveriges halvår som ordförandeland i EU och de pågående toppmötena här släpps inga utomstående, inte ens journalister, in i mässhallar och konferensrum. Här finns i stället en så kallad mixad yta dit journalister och politiker går när de vill möta varandra.
Redan för fyra år sedan började Täbybon Anna Bauer, 50, och hennes team att planera för hur anläggningen skulle kunna ta emot EU:s ministermöten.
– Det är Regeringskansliet som arrangerar alla möten medan vi sköter fastighet, ommöbleringar, mat och dryck, bemanning och en del säkerhet. Sedan arbetar vi med Regeringskansliet och underleverantörer inom exempelvis teknik, hotell, säkerhet och transporter. Det är mycket logistik men vi har förberett oss länge.
Genombrottet för Scandinavian XPO kom redan 2021 när de arrangerade säkerhetsorganisationen OSSE:s möte för 57 utrikesministrar med delegationer. Mötet sägs ha haft den högsta säkerheten hittills i svensk historia. När det sedan skulle upphandlas lokaler inför Sveriges ordförandeskap så vann Scandinavian XPO upphandlingen.
I höst har Scandinavian XPO många bokningar tack vare närheten till Arlanda, men även för att kronan står lågt i värde nu och att det därför lönar sig mer för internationella företag att komma till Sverige.
Men att tacka ja till EU-toppmötena var ändå inte helt självklart.
– Frågan var om det var bra att hyra ut allt i sex månader eller om andra kunder skulle glömma bort vår nya anläggning under den här tiden, säger Anna Bauer som i dag inte ångrar beslutet eftersom det internationella intresset för anläggningen har ökat och lokalerna är "bra bokade framöver".
Anna Bauer har tidigare arbetat som journalist och med tv-produktion. Efter några år kom hon in på event och marknadsföring och 2011 började hon på arenaföretaget Stockholm Live där hon var affärsområdesansvarig för stora event och galor, bland annat Idrottsgalan och Fotbollsgalan.
– Sedan blev jag lockad av att vara med i uppbyggnaden av något helt nytt och tackade ja till att jobba med Scandinavian XPO. Jag hade sett och gjort så mycket på Stockholm Live, bland annat hade vi just arbetat med United Stage om Kents sista tre konserter på Tele2 arena och det var svårt att toppa det, säger Anna Bauer.
På kvällarna möbleras ofta konferensrum eller hallar om till stora middagar och annat.
Läget, med bara fem minuters restid till Arlandas flygterminaler, var det som gjorde att hon trodde på idén att bygga om den gamla Eurostopbyggnaden.
– Nu är det bara lite kosmetika på fasaden kvar. Att fasaden inte blev klar beror på pandemin. Vi skulle egentligen ha öppnat 2020. Kalendern var fulltecknad med bokningar och evenemang, men då slog restriktionerna till med full kraft.
I stället togs beslutet att sätta upp tolv padelbanor i den största hallen, samma banor som för övrigt blev inspelningsplats åt delar av tv-serien Padeldrömmar.
Scandinavian XPO:s entré. Utsidan på före detta Eurostop är inte helt ombyggd än. På grund av pandemin fick invigningen skjutas upp ett år och pengarna rullade inte in som beräknat första året. Men nu ska även utsidan byggas klart.
När restriktionerna släpptes 2021 var Centerpartiet först ut med att arrangera sin partikongress här i augusti.
– Men vi var ett år försenade, och hade tappat alla intäkter första året.
Kommer det även bli mässor här?
– Skillnaden mellan oss och exempelvis Stockholmsmässan är att vi inte arrangerar mässor själva. Däremot kan vi ha ett mässbolag som kund om de har ett arrangemang och inte får plats med allt i sina lokaler. Vi har mer business to business (B2B) här, exempelvis företag som har konferens på dagen, kommer tillbaka för en galamiddag på kvällen och sedan övernattar på ett av hotellen i närheten.
Allt från företag inom fordons- och läkemedelsbranschen till politiska partier har hittills varit här. Även stora musikarrangörer har tittat på lokalerna. Konserter av olika slag är därför också något som skulle kunna bli verklighet framöver.
– Ja, jag skulle tro att det kanske framförallt är sittande konserter och familjeföreställningar som kan bli aktuella. Sittande kan vi ta in 4 500 personer i vår största hall och stående går det in uppåt 8 000 personer. Men det vore kul att också få vara med och göra någon typ av hårdrocksfestival, med tanke på hur många hårdrocksband som kommer från Väsby och hela det här området, säger Anna Bauer.
”Gäster som aldrig träffats förut börjar prata om det de ser. De hittar lätt något att börja prata om tack vare inredningen”, säger Anna Bauer om att inredningen med svensk natur inspirerar till många samtal. Bilden är från EU:s handelsministrars möte i mars.
Inte förrän nu har hon vågat börja lyfta blicken och satsa fullt ut.
– Vi har haft så fullt upp sedan vi kom igång och vi visste ju inte om det skulle bli fler pandemirestriktioner. Men nu börjar vi titta framåt igen.
Har det gått bra under toppmötena hittills?
– Ja, det är svårast under planeringsfasen. Nu känns det mer som att vi har byggt skeppet och glider fram på det längs floden.