Att förtroendevalda använder de bärbara datorer som kommunen försett dem med är en viktig förklaring till utvecklingen. Kallelser och handlingar till sammanträden skickas numera bara som e-post.
– Personligen skickar jag nästan aldrig ett vanligt brev i tjänsten, jag mejlar, säger kommunens administrative chef Katarina Welin.
– Men det finns andra fördelar med datatekniken. Arbetsmiljön till exempel. Sekreterarna behöver inte längre plocka papper och stoppa i kuvert under stor brådska, säger hon.
Politikerna har ett ”extranät”. Med användarnamn och kod som nyckel kan de tidigt läsa viktiga handlingar på sin datorskärm. Utomstående som journalister och allmänheten kan ta del av de olika beredande och beslutande organens föredragningslistor och protokoll på kommunens hemsida.
En konsekvens av den digitala utbredningen är att pappershandlingar i princip inte förekommer på exempelvis kommunfullmäktige längre. Tidigare fanns de utlagda på ett bord i sammanträdeslokalen, i dag har kommunsekreteraren en mindre uppsättning av dem i en portfölj och allmänheten får vända sig till presidiet och be om dem.
– Det finns också förtroendevalda som inte behärskar datorn så bra och som därför föredrar papper att bläddra i och då skall vi kunna tillhandahålla det, liksom till andra som så önskar, säger Katarina Welin.