Förra måndagen togs beslutet att kommunhuset redan under 2017 ska tömmas på personal på grund av den undermåliga arbetsmiljön. Sedan dess har fastighetschefen Anders Häggström och resten av fastighetsavdelningen börjat ett intensivt arbete.
– Det viktigaste är att vi hittar lokaler med bra förutsättningar. Personalen ska känna sig trygg och må bra på sin arbetsplats, säger han.
Inledningsvis är det främst två aspekter av arbetet som fastighetsavdelningen kommer att behöva ta tag i.
– Första steget har varit att skaffa sig en bild av de cirka 200 anställda som arbetar i kommunhuset nu och lägga upp en plan gällande på vilket sätt de ska placeras ut. Nästa steg blir helt enkelt att sondera marknaden. Just nu sitter ju nästan lika många från andra förvaltningar inhyrda i andra lokaler.
Kvar i nuvarande kommunhus finns just nu tre olika förvaltningar: kommunledningskontoret, miljö- och byggnadsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Varje förvaltning består av 60-70 personer.
– Förhoppningen är ju att varje förvaltning ska kunna sitta tillsammans.
Anders Häggström tror att det är en fördel att man sedan tidigare har vissa förvaltningar på andra platser.
– Ja, det är ju redan idag utspritt. Vi har skaffat oss erfarenhet av det och lyckas som läget är idag upprätthålla en god kommunikation mellan förvaltningarna.
När det gäller specifika fastigheter är man från fastighetsavdelningen öppna för det mesta och stänger inga dörrar.
– Vi går in i det här med öppna sinnen. Det vi vill åt är funktionella lokaler med en god arbetsmiljö, men vi måste vara flexibla gällande vissa parametrar, exempelvis kontorslandskap. Sedan finns det såklart önskemål, bland annat när det gäller parkeringsplatser och närhet till stationen för de som pendlar. Är man en fastighetsägare med kreativa förslag får man höra av sig, säger Häggström med ett leende.
Den nu förkortade tidsramen har självklart inneburit nya utmaningar för Anders och hans kollegor. När det nya beslutet nu togs återstår bara ett halvår.
– Det gäller att hitta lösningar, nu under ett mer pressat tidsschema, såklart. Möjligheten att ta tid på sig att välja minskar, men vi har inte panik på något sätt. Men ett kortare schema kräver mer logistik.
Vad blir mest utmanande?
– Jag kan tänka mig att planeringen av logistiken inför och i samband med flytten blir en utmaning. Sen kan det ju vara så att lokalerna inte är kompletta, med internettillgång med mera, så då återstår en del arbete även med det.