Dåliga datasystem ger dåligt dataresultat

Datoriseringen har gjort arbetsmiljön bättre för många. Tunga och tråkiga arbetsuppgifter har ersatts av datasystem som gör jobbet snabbare och effektivare. Men vad händer när dåliga datasystem stjälper istället för hjälper? Vågar du ställa dig upp och skrika ”jävla skitsystem”!

28 december 2010 10:03

Du kanske inte märker det direkt. Men ett tag efter att det nya datasystemet installerades på din arbetsplats känns det som att du tillbringar mer och mer tid framför datorn. Det kan handla om att du måste göra 25 rörelser med datormusen för att registrera en kund eller knappa in jättelånga koder i hänvisningssystem när du ska gå på lunch. Kanske måste du använda fyra olika sorters dataprogram för att utföra en enda arbetsuppgift. Kan det vara så att du har fått ett jävla skitsystem på halsen?
– Dåliga system misshandlar människor, men de ger också dåliga resultat. Det är en lose-lose situation, säger Jonas Söderström, informationsarkiteket och författare till boken ”Jävla skitsystem!”. Boken handlar om hur dåliga datasystem kan skapa stress på arbetsplatsen. Datasystem som i all välmening installeras för att spara tid och pengar men som istället ställer till det för personalen som ska använda det.
– Kännetecken för ett dåligt system är att det gör arbetet krångligare istället för bättre. Kunderna drabbas och blir missnöjda vilken i sin tur gör personalen mer stressad. Ofta håller de här problemen i sig under en väldigt lång tid, ibland i flera år, säger Jonas Söderström.

För Jonas Söderström är nyckelordet användarvänlighet. Att installera system som är lätta att använda och som överensstämmer med verkligheten.
– Det finns många bra system och program som vi redan använder varje dag, titta till exempel på Gmail, Facebook eller Bilddagboken som är lätta att använda, intuitiva och snygga. Skillnaden mellan dessa verktyg och de vi använder i arbetslivet i dag är ohyggligt stor.

Ett exempel är det nya schemasystemet som infördes på Malmö högskola i början av höstterminen. Plötsligt stördes lärarna tidigt på morgonen av studenter som ville veta var och när dagens föreläsning skulle äga rum. Föreläsningarna avbröts ständigt av studenter som gick fel. Föreläsningssalar dubbelbokades. Orsaken var ett nytt schemaläggningssystem som inte fungerade som det skulle. Ingen varning utfärdades när lokalerna dubbelbokades av lärare och schemat som delades ut till studenterna fylldes av obegripliga koder – ”TGPDM09h Kurs.grp: ME105A-20102-CT220-2 Sign: K3BOPE Moment: Laboration Aktivitetstyp: 0.”
– Det visade sig att systemet egentligen var utvecklat för att minska lokalkostnader genom att hålla reda på vilka lokaler som ska hyras ut. Men det är inte ett schemasystem. Varför har man inte genomskådat det och varför har det inte testats? säger Jonas Söderström.

Ett annat exempel är det journalsystem som 2005 infördes på sjukhus och vårdcentraler runtom i Uppsala län. Med det nya systemet skulle varje patient få en e-journal, i stället för flera pappersjournaler, och vården skulle bli effektivare och säkrare. Problemet var att programmet var komplicerat och krävde att personalen utförde fler arbetsmoment än tidigare. Köerna blev längre och personalen började jobba övertid. Förseningarna drabbade patienterna som lät sin ilska gå ut över den stressade personalen. Sjukskrivningarna ökade. Till slut grep Arbetsmiljöinspektionen in och beslutade att landstinget måste kartlägga riskerna med det nya systemet, annars hotade vite på 200 000 kronor.

Ännu längre norrut finns fler exempel. Nyligen fick ett nytt journalsystem sjukhusdirektören Sigbjörn Olsson i Västernorrland att ryta till ordentligt. Anledningen var att han ansåg att landstingsledningen låtit IT-folket bestämma över huvudet på personalen.
– Hunden ska vifta på svansen, det ska fan inte vara svansen som viftar på hunden, har Sigbjörn Olsson sagt i en intervju med Sundsvalls Tidning.

Så varför köper man in ett datasystem utan att veta om personalen kommer att klara av det? Enligt Jonas Söderström befinner sig beställaren ofta högt upp i hierarkin och ser fram emot att få mer kontroll över personalens arbete. Och det är här chefens dröm krockar med personalens verklighet.
– Människor är plikttrogna och vill jobba och göra rätt för sig. Så istället för att klaga på chefen börjar man kanske jobba på fritiden, eller drar ner på kafferaster och luncher – för man vill ju inte ta ut det på kunden eller patienten. Man vill inte heller visa att man inte förmår eftersom det är skämmigt att inte klara av tekniken, säger Jonas Söderström.

Krister Skoglund driver ett projekt om IT-stress i näringslivet hos arbetsmiljöföreningen Prevent.
– Teknikutvecklingen inom arbetslivet är jättebra eftersom många tråkiga och ensidiga arbetsuppgifter har försvunnit. Men vi har också fått större krav på oss att klara av en supersnabb teknik som vi kan få svårt att hänga med i, säger han.

Att det kan kännas jobbigt att inte klara av ny teknik på arbetsplatsen håller han med om. Men han vill poängtera att det är bättre att säga ifrån direkt än att dra ut på det.
– Om man inte förstår ska man säga till på en gång. Man behöver inte skämmas. Be om hjälp istället.

Jonas Söderström vill dra det ett steg längre.
– Varför implementerar chefer de här systemen utan att veta om de funkar? Det här måste in i arbetsmiljösatsningarna på arbetsplatserna. Om man gör stora teknikförändringar måste facket vara med på ett hörn och ha inflytande.

Men om man redan sitter där med ett dåligt datasystem?
– Då ska man inte bara knyta näven i fickan. Jag tror att man tillsammans måste ställa krav och säga ”det här är inte ok, vi accepterar inte det här”. Då slipper man bli utpekad som den som bråkar.

Det är då du ska skrika ”jävla skitsystem!” resa dig från kontorsstolen, samla ihop några kollegor och knacka på hos chefen.

 

Så jobbar vi med nyheter
 Läs mer här!
Hannah Davidsson