Socialtjänstens myndighethandläggare riskerar att begå sekretessbrott
Beslut har fattats av arbetsgivaren om att all administrativ personal i Uppsala kommun ska arbeta aktivitetsbaserat (ABW, Activity Based Workplace) när nya Stadshuset är färdigbyggt. Det är en förändring som kommer att beröra många av våra medlemmar i Akademikerförbundet SSR i Uppsala kommun. Oron är hög för hur det kommer att påverka arbetsmiljön och kvaliteten i arbetet.
Ett kontor med aktivitetsbaserat arbetssätt är indelat i olika zoner utifrån hur hög grad av fokusering arbetsuppgifterna kräver. Lågfokus är en tillåtande yta för samtal, möten och samarbete. Medelfokusytan är till för både enskilt arbete och samarbete, och telefonsamtal är tillåtna på den ytan. Den tredje typen av yta är högfokusytan, där ska det vara helt tyst med dator och telefon på ljudlöst. Behöver man prata i telefon eller med en kollega måste man söka upp ett enskilt rum där det inte finns risk för överhörning med tanke på sekretessuppgifter. Detta är extra viktigt om ytan delas av flera enheter eller förvaltningar.
På ett kontor med aktivitetsbaserat arbetssätt har du ingen egen plats. Ska du vara borta mer än en timme från skrivbordet får du ta bort arbetsmaterialet och lägga in det i ett skåp, för att sedan ta fram det igen och hitta en ny arbetsplats när du kommer tillbaka.
Akademikerförbundet SSR i Uppsala kommun har genomfört två enkäter med frågor om aktivitetsbaserat arbetssätt. Av de myndighetshandläggare som svarat uppgav 84 procent att de arbetade med sekretessuppgifter mer än halva arbetsdagen. 63 procent svarade att ägnade 4-8 timmar per dag åt koncentrationskrävande arbetsuppgifter. 25 procent hade behov av att ta upp ärenden med en kollega, specialist eller enhetschef minst fyra gånger per dag.
Vi menar att aktivitetsbaserat arbetssätt inte är optimalt för de av våra medlemmar som arbetar större delen av sin dag med sekretessuppgifter och där tillgång till kollegor och chef på den egna enheten är en förutsättning för att arbetet ska fungera.
Ungefär hälften av alla som deltog i den senaste enkäten uppgav att de har funktionsvariationer som skulle kunna påverka deras arbetsinsats negativt i en öppen arbetsmiljö. Av de som uppgivit funktionsvariationer är koncentrationssvårigheter, störningar av ljud och hörselnedsättningar vanligast.
Vi har haft kontakt med myndighetshandläggare i två kommuner med erfarenhet av aktivitetsbaserat arbetssätt. Erfarenheterna från dessa kommuner är att aktivitetsbaserat arbete inte passar yrkesgrupper med sekretessarbete, eller om det finns behov av att arbetsgruppen sitter tillsamman med chefen.
Det finns forskning som visar liknande resultat som enkäten.
Vi ifrågasätter starkt om det passar myndighetsutövande personal i Uppsala kommun att arbeta aktivitetsbaserat. De öppna ytorna medför mycket hög risk för sekretessbrott vid överhörning av samtal mellan kollegor och vid telefonsamtal. Flera arbetsuppgifter är koncentrationskrävande och kräver möjlighet att arbeta ostört. I ytor för aktivaktivitetsbaserat arbetssätt kommer det att vara rörelse hela tiden och det kommer att störa de som jobbar med koncentrationskrävande arbetsuppgifter. Myndighetsutövande arbete kräver flera gånger per dag samråd med kollegor, specialist och chef inom den egna enheten vilket försvåras om alla sitter utspridda.
Styrelsen för Akademikerförbundet SSR i Uppsala kommun bjöd under 2019 in flera nämnder till samtal och förde fram våra medlemmars synpunkter angående aktivitetsbaserat arbetssätt. Innan sommaren tog vi initiativ till ett möte med chefen för kommunens fastighetsstab tillika projektledare för nya Stadshuset och kommunens personaldirektör. Utan resultat har vi bjudit in Kommunstyrelsens presidium för att diskutera frågan som berör många av våra medlemmar.
Bemanningssituationen har under senare år varit ansträngd inom flera av kommunens förvaltningar. Beslutet att all administrativ personal ska arbeta aktivitetsbaserat kommer att innebära stora förändringar.10 procent av de som svarade på den senaste enkäten uppgav att de i sådant fall överväger att byta arbete. I förvaltningar som idag har svårigheter med nyrekrytering kan det medföra allvarliga konsekvenser för de medborgare vi är till för.
Akademikerförbundet SSR anser att arbetsytorna bör utformas efter de olika verksamheternas behov och inte tvärtom. Vad vill arbetsgivaren uppnå med förändringen? Vi saknar svar på hur det myndighetsutövande arbetet kommer att underlättas av det aktivitetsbaserade arbetssättet. Vi saknar en presentation från arbetsgivaren med en trovärdig planering för hur arbetet ska fungera.
Om tanken är att all administrativ personal framöver ska arbeta aktivitetsbaserat anser vi att varje förvaltning bör ges möjlighet att sitta var för sig på en låst yta. Personalen bör självklart bjudas in till att vara med och utforma ytorna utifrån verksamheternas olika behov.